Nous utilisons toutes de notre influence chaque jour auprès de nos collègues de travail, de nos familles et de nos amis, amies! Même si nous n’utilisons pas le terme influence, ce sont bel et bien les mêmes techniques que nous employons pour faire valoir nos idées. Avec persuasion et fermeté, nous nous efforçons d’amener les autres à se ranger du côté de nos opinions.
Pourtant, beaucoup d’entre nous éprouvent des craintes à l’idée de faire pression sur les politiciens : nous craignons de ne pas être en mesure de nous exprimer suffisamment bien, en particulier devant une personne qui en sait peut-être plus que nous.
Avec un peu d’expérience, vous constaterez que les politiciens, politiciennes sont des gens comme vous et moi, et qu’ils ne demandent pas mieux que de vous écouter et d’être renseignés par des résidentes comme vous. N’oubliez pas : personne n’a plus d’importance à leurs yeux que les gens qui peuvent les faire élire aux prochaines élections. Le maire est élu par les résidents de la Ville et doit rendre des comptes à chacun d’entre eux. Vous faites partie de ses électeurs.
Voici huit étapes simples d’organiser une rencontre avec un membre du Conseil municipal :
- Repérez votre quartier et votre conseiller
- Formez une équipe
- Préparez votre message
- Communiquez avec le maire ou votre conseiller pour prendre rendez-vous
- Planifiez votre rencontre
- Rencontrez le maire ou votre conseiller
- Envoyez un message de remerciement
- Faites le bilan de votre expérience
Première étape : Repérez votre quartier et votre conseiller
Tout d’abord, allez à la carte des quartiers et tapez votre adresse (numéro et rue). Ensuite, allez trouver les coordonnées de votre conseiller.
Deuxième étape : Formez une équipe
Demandez aux membres de votre communauté ou du groupe qui vous appuie, ou encore à des employé(e)s de vous accompagner. L’équipe idéale pour une rencontre avec un(e) élu(e) compte de deux à cinq personnes. Votre conseiller, conseillère voit ainsi que votre communauté se préoccupe de la question, sans pour autant se sentir assailli(e). Assurez-vous qu’au moins un membre de votre équipe réside dans le quartier du conseiller, de la conseillère que vous rencontrez. Les conseillers, conseillères prêtent une oreille encore plus attentive en présence d’un, de l’une de leurs électeurs, électrices!
Troisième étape : Préparez votre message
Les points à aborder durant la rencontre doivent être préparés.
- Déterminez les messages clés que vous souhaitez véhiculer.
- Quel est le problème?
- Qui en est touché?
- Quel en sont les répercussions sur votre communauté?
- Comment peut-on redresser la situation?
- Relevez des faits et des chiffres clés à l’appui de votre argument.
- N’oubliez pas qu’on vous posera certainement des questions à propos des coûts. Il n’est pas nécessaire que vous ayez tous les détails quant aux coûts, mais il est important que vous prévoyiez une réponse. Une façon d’aborder la question consiste à faire valoir les économies que la Ville réalisera à long terme du fait qu’un problème social particulier aura été évité (p. ex., en offrant des loisirs abordables aux jeunes, on réduit les coûts associés aux services policiers affectés au contrôle de la criminalité chez les jeunes).
- Exprimez vos idées en vos propres mots, et étayez-les par vos expériences personnelles, des exemples et quelques faits concrets.
Quatrième étape : Communiquez avec le maire ou votre conseiller pour prendre rendez-vous.
- Appelez ou envoyez un courriel pour prendre un rendez-vous.
- Soyez prêt(e) à fournir les noms et affiliations des membres de votre équipe, ainsi que quelques points dont vous voulez discuter. Présentez votre demande de rendez-vous par écrit.
- Envoyez par la suite un rappel.
Cinquième étape : Planifiez votre rencontre
La rencontre avec votre conseiller, conseillère devrait être structurée et informative. Chaque membre de votre équipe devrait essayer de contribuer à la rencontre. Voici quelques conseils :
- Une personne devrait agir à titre de porte-parole principale et présenter les gens qui l’accompagnent.
- Revoyez et répétez ce que vous avez l’intention de dire durant la rencontre.
- Attribuez un rôle à chaque membre de votre équipe : messagère principale; messagère qui relate une expérience personnelle; résidente du quartier; et secrétaire-observatrice. Déterminez ensemble l’ordre dans lequel les membres de votre équipe prendront la parole.
- Préparez du matériel à apporter à la réunion. Des faits et renseignements généraux vous aideront à mieux faire valoir votre cause. Faites des photocopies des documents pour toutes les personnes qui participent à la rencontre (y compris le conseiller municipal, la conseillère municipale et son adjoint ou adjointe).
- Le jour de la rencontre, rencontrez vous avant pour vous aider à vous préparer.
Parmi les documents à apporter, on compte :
- Un profil du groupe ou des groupes que votre équipe représente
- Le programme de la rencontre ou la liste des sujets à aborder
- Toute information générale sur la question, dont le conseiller municipal, la conseillère municipale devrait prendre connaissance (c’est l’occasion idéale de renseigner le maire ou le conseiller en ce qui concerne votre cause!)
- Des lettres d’autres membres de votre communauté qui sont touchés par la situation et qui soutiennent vos efforts, mais qui n’ont pas pu vous accompagner à la réunion
Sixième étape : Rencontrez le maire ou votre conseiller
- N’oubliez pas : c’est vous l’experte de la question : l est normal que vous vous sentiez nerveuse, mais vous avez toutes les raisons d’être sûre de vous-même. Les conseillers, conseillères comptent sur les membres des différentes communautés pour les renseigner sur diverses questions - vous en savez beaucoup plus que lui, qu’elle sur les problèmes qui touchent votre milieu. N’oubliez pas : si vous ne connaissez pas la réponse à une question posée, dites au conseiller, à la conseillère que vous communiquerez de nouveau avec lui ou elle sans tarder pour lui transmettre l’information. En situation inverse, attendez-vous à ce qu’il ou elle fasse de même!
- Premiers contacts : Au début de la rencontre, présentez-vous, présentez votre équipe et remerciez le conseiller, la conseillère de vous accorder ainsi du temps. Expliquez clairement que vous vous faites l’écho d’autres membres de votre communauté, et que vous leur donnerez un compte rendu de la rencontre. Les politiciens, politiciennes réagissent à la manifestation directe du soutien communautaire.
- Faites passer votre message
- Expliquez votre cause : Exposez le problème en expliquant qui en est affecté, quel en est l’impact sur ces personnes et comment corriger la situation. Après avoir exposé le problème, répondez aux questions du conseiller, de la conseillère et n’oubliez pas, à votre tour, de lui demander de quelle façon il, elle serait disposé(e) à vous aider.
- Vos requêtes : Demandez à votre conseiller, conseillère ce qu’il ou elle est prêt(e) à faire pour vous aider. Prenez note de son engagement.
- Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, dites-leur que vous leur enverrez l’information le plus vite possible – attendez-vous à ce qu’ils fassent la même chose! Prenez notes de tous les étapes que vous avez promis de suivre.
- Fin de la rencontre : N’oubliez pas de remercier de nouveau le maire et/ou le conseiller de vous avoir accordé du temps. Passez en revue ce que chacune de vous fera si un suivi s’impose après la rencontre (fournir un complément d’information sur des questions demeurées sans réponse, envoyer plus d’information, discuter avec des voisins, de la famille, des amis, des collègues, etc.).
Septième étape – Envoyez un message de remerciement
Dans votre message, rappelez au conseil et au maire ce que vous avez convenu de faire. Indiquez quand vous communiquerez de nouveau avec eux. Il est très avantageux de rester en contact avec les politiciens, politiciennes. Une façon de le faire consiste à envoyer au conseiller, à la conseillère une invitation à visiter votre organisme ou votre communauté. Commencez dès maintenant à forger une relation bénéfique avec votre représentant, représentante élu(e)!
Huitième étape – Faites le bilan de votre expérience.
Après votre rencontre avec le maire et/ou le conseiller remplissez le formulaire Bilan de la réunion (voir Annexe D). C’est une bonne façon de documenter la rencontre, de vous assurer que le maire et/ou le conseiller respectera ses engagements, de même que de communiquer les résultats de votre rencontre aux autres membres de votre groupe ou organisation!