Un avis aux médias est un texte d’une page généralement envoyé trois jours à l’avance pour informer les médias d’un sujet ou d’un événement prochain. L’objectif d’un avis aux médias est d’inviter les représentants des médias à assister à un événement, qui peut être public ou non, dans le but de diffuser cet événement ou les renseignements qui y seront transmis dans les médias d’information. La tâche de l’avis aux médias est de communiquer aux journalistes le Qui?, Quoi?, Quand? Où? Pourquoi? (les cinq interrogatifs) et autres détails qui pourraient leur être utiles.
Les avis aux médias ne sont pas destinés aux yeux du public.
Les éléments clés d’un avis aux médias
- Il devrait être bref et aller droit au but. Moins d’une page ou environ 200 à 300 mots.
- Il devrait comporter un titre exposant les renseignements les plus importants.
- Il devrait contenir les cinq interrogatifs mentionnés ci-dessus.
- Il faut mentionner l’heure exacte de toutes occasions spéciales de prise de photo ou de bonnes occasions de filmer une vidéo pour la télévision. Il faut inclure l’heure exacte de chaque discours ou présentation.
- Il devrait contenir les coordonnées d’une personne que les journalistes peuvent contacter pour obtenir des renseignements additionnels pour leur article, qui pourrait également les aider lors de l’événement. Vous devez habituellement fournir un numéro de cellulaire.
Conseil : Si vous organisez un évènement, assurez vous que vous le faites à une heure qui convient aux médias. Par exemple, il est difficile pour une station de télévision d’envoyer un vidéographe entre 15 h et 19 h lorsqu’elle se prépare à diffuser les nouvelles et à passer en ondes après.
Comment envoyer un avis aux médias
- Envoyez un avis aux médias par courriel.
- Copiez et collez votre texte dans le courriel. Il est ainsi plus facile pour les journalise de le lire sur
- leurs appareils mobiles.
- N’envoyez pas l’avis aux médias (p. ex. en format Word ou PFD) en pièce jointe.