- Déterminez qui est le mieux placé pour présenter la députation de votre groupe ou organisme.
- Généralement, les membres du Conseil souhaitent entendre un résident, une résidente (utilisateur, utilisatrice d’un service ou membre d’une organisation), mais il est parfois utile de donner la parole au président ou au directeur administratif de votre organisme.
- Si vous travaillez pour un organisme, il peut être avantageux de demander à un membre de la communauté, à un client ou à un résident de s’adresser également à l’assemblé, car les histoires vécues ont beaucoup de poids.
- Mettez par écrit ce que vous avez l’intention de dire au comité – consultez la section « La députation – Éléments du plan d’exposé » pour trouver un échantillon de plan d’exposé et l’Annexe E pour un échantillon de députation.
- Si vous utilisez d’un service menacé, expliquez comment vous avez bénéficié de ce service, le type d’aide que vous avez reçue d’un centre ou d’un organisme particulier, et les répercussions négatives qu’aurait l’élimination du service sur vous.
- Il est bon d’utiliser des statistiques pour démontrer un point particulier, mais il faut en limiter le nombre et être en mesure, à la demande d’un conseiller, d’une conseillère, d’en fournir la source.
- Répétez plusieurs fois votre exposé à haute voix. On ne vous accordera généralement que cinq minutes et on vous indiquera quand le temps sera écoulé. Si plus de deux personnes de votre groupe prennent la parole, elles peuvent se partager la période allouée, ou vous pouvez demander qu’on vous accorde deux plages d’intervention successives. Chronométrez votre députation pour vous assurer que vous ne dépassez pas le temps alloué! Si votre exposé est trop long, vous serez obligé d’accélérer la cadence. Il vaut mieux préparer un texte court.
- Si vous prévoyez parler en français, veuillez en informer le coordonnateur au moment de votre inscription afin qu’il prévoie des services de traduction ou vous pouvez amener votre propre traducteur avec vous. Si vous désirez parler dans une autre langue, veuillez amener votre propre traducteur.
- Prévoyez du temps de traduction dans votre députation de cinq minutes.
- Anticipez les questions qu’on pourrait vous poser, et préparez vos réponses.
- Envoyez votre députation au coordonnateur afin que les conseillers l’aient à l’écran lorsque vous ferez votre présentation.
- Demandez à d’autres personnes de vous accompagner pour témoigner du soutien communautaire dont vous bénéficiez et pour vous épauler. Parfois, quelques personnes prennent place aux côtés de la personne qui présente la députation ou derrière elle.
- Faites preuve de créativité! Utilisez un document Powerpoint, des effets visuels ou une chanson pour souligner votre point.
Le jour de la députation
- Au moment de choisir quoi porter, pensez au message que vous désirez transmettre. Une apparence soignée, caractéristique de la communauté que vous représentez, est la plus efficace.
- Soyez vous-même. Sachez que ce que vous avez à dire est important.
- Si aucune heure particulière n’a été prévue pour votre députation, présentez-vous à 9 h 30 à la salle de réunion. Sachez que l’attente pourrait être longue.
- En arrivant dans la salle de réunion, vous devriez pouvoir obtenir une liste des députations. Il s’agit d’une liste de toutes les députations de la journée. Si ces listes ne se trouvent pas sur une des tables à l’entrée de la salle, demandez au commis de vous en procurer une. Cette liste vous indiquera l’ordre dans lequel les députations seront présentées, ainsi que les sujets qui seront abordés.
- Soyez persuasive sans toutefois être agressive. Ne craignez rien. Les conseillers, conseillères
- veulent entendre ce que vous avez à dire. Il n’y aucun mal à être nerveux, ça prouve que vous
- être sincère.
- Assurez-vous de ne pas dépasser le temps qui vous est accordé. Les conseillers, conseillères vous interrompront dès que votre temps se sera écoulé.
- Exprimez-vous lentement et parlez dans le micro pour qu’on vous comprenne bien.
Conseils pour accroître l’efficacité de votre démarche
- Si vous êtes disposée à aider le Conseil municipal à faire pression sur les gouvernements provincial et fédéral afin d’obtenir plus de financement pour les municipalités, dites-le aux conseillers, conseillères! Passez ensuite de la parole aux actes en écrivant à vos députés, députées provincial(e) et fédéral(e)!
- Appelez votre conseiller, conseillère de quartier et dites-lui que vous vous préparez à présenter une députation. Demandez-lui d’assister à la réunion pour entendre votre message
- N’oubliez pas d’envoyer une copie de votre députation à votre conseiller, conseillère de quartier.
- Faites un suivi et demandez à votre conseiller s’il appuie votre position.
Adapté à partir de documents produits par la Coalition ontarienne pour de meilleurs services de garde à l’enfance
